Step 1: Bedarfsmeldung an POOL ALPIN durch eines der POOL-Mitglieder
- Archivierung der schriftlichen Bedarfsmeldung in der Datenbank
Step 2: Prüfung der Anfrage durch POOL ALPIN
- Vollständigkeit der Informationen
- Erfassung in der Auftragsdatenbank
Step 3: Versand der Anfrage an ausgewählte Lieferanten durch POOL ALPIN
- In Frage kommen:
- vom Mitglied gewünschte Lieferanten
- qualifizierte Lieferanten aus der Datenbank
- mindestens 3, in der Regel mehrere Lieferanten
Step 4: Auswertung der Lieferanten-Angebote durch POOL ALPIN
- Die Auswertung erfolgt nach mehreren Kriterien:
- Vollständigkeit
- Produkt und Dienstleistung
- Liefertermin
- Preis und Konditionen
- Archivierung in der Datenbank
Prinzip des Bestbieters Gesucht wird nicht nach dem billigsten, sondern nach dem „Bestbieterprinzip“! Deshalb erfolgt die Auswertung nach mehreren Kriterien: Qualität, Service, Liefertermin, Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen, etc. Bestbieter ist also jener Lieferant, der die Erfordernisse des Mitglieds am besten erfüllen kann und das beste Angebot gelegt hat. |
Step 5: Weitergabe des Angebots an das Mitglied
- Die Kontrolle und Freigabe erfolgt durch das Mitglied:
- Menge
- Produkt
- Liefertermin
- Lieferort
POOL-ALPIN informiert, leistet die entsprechende Vorarbeit und unterbreitet Vorschläge. Die Entscheidung über die Auftragsvergabe trifft der Auftraggeber, also das Mitglied, in gemeinsamer Abstimmung mit POOL-ALPIN. |
Step 6: Freigabe durch das Mitglied
Step 7: Bestellung durch POOL ALPIN
- erfolgt schriftlich
- Bestellkopie an das Mitglied
- Anforderung Auftragsbestätigung
- Archivierung der schriftlichen Bestellanforderung in der Datenbank
Step 8: Absage durch POOL-ALPIN
- Lieferanten, die uns ein Angebot unterbreiten haben, aber keine Bestellung erhalten, werden schriftlich informiert.
Step 9: Lieferung durch den Lieferanten
- Wenn die Lieferung mängelfrei ist, erhält der Lieferant keine Rückmeldung.
- Gibt es bei der Lieferung oder im Gebrauch Mängel, so tritt das Reklamationsmanagement in Kraft.
Step 10: Verrechnung an POOL ALPIN oder an das Mitglied