Step 1: Bedarfsmeldung an POOL ALPIN durch eines der POOL-Mitglieder

  • Archivierung der schriftlichen Bedarfsmeldung in der Datenbank


Step 2: Prüfung der Anfrage durch POOL ALPIN

  • Vollständigkeit der Informationen
  • Erfassung in der Auftragsdatenbank


Step 3: Versand der Anfrage an ausgewählte Lieferanten durch POOL ALPIN

  • In Frage kommen:

           - vom Mitglied gewünschte Lieferanten

           - qualifizierte Lieferanten aus der Datenbank

           - mindestens 3, in der Regel mehrere Lieferanten


Step 4: Auswertung der Lieferanten-Angebote durch POOL ALPIN

  • Die Auswertung erfolgt nach mehreren Kriterien:
  • Vollständigkeit
  • Produkt und Dienstleistung
  • Liefertermin
  • Preis und Konditionen
  • Archivierung in der Datenbank


Prinzip des Bestbieters
Gesucht wird nicht nach dem billigsten, sondern nach dem „Bestbieterprinzip“! Deshalb erfolgt die Auswertung nach mehreren Kriterien: Qualität, Service, Liefertermin, Preis, Liefer- und Zahlungsbedingungen, etc.
Bestbieter ist also jener Lieferant, der die Erfordernisse des Mitglieds am besten erfüllen kann und das beste Angebot gelegt hat.


Step 5: Weitergabe des Angebots an das Mitglied

  • Die Kontrolle und Freigabe erfolgt durch das Mitglied:
  • Menge
  • Produkt
  • Liefertermin
  • Lieferort


POOL-ALPIN informiert, leistet die entsprechende Vorarbeit und unterbreitet Vorschläge. Die Entscheidung über die Auftragsvergabe trifft der Auftraggeber, also das Mitglied, in gemeinsamer Abstimmung mit POOL-ALPIN.


Step 6: Freigabe durch das Mitglied


Step 7: Bestellung durch POOL ALPIN

  • erfolgt schriftlich
  • Bestellkopie an das Mitglied
  • Anforderung Auftragsbestätigung
  • Archivierung der schriftlichen Bestellanforderung in der Datenbank


Step 8: Absage durch POOL-ALPIN

  • Lieferanten, die uns ein Angebot unterbreiten haben, aber keine Bestellung erhalten, werden schriftlich informiert.


Step 9: Lieferung durch den Lieferanten

  • Wenn die Lieferung mängelfrei ist, erhält der Lieferant keine Rückmeldung.
  • Gibt es bei der Lieferung oder im Gebrauch Mängel, so tritt das Reklamationsmanagement in Kraft.


Step 10: Verrechnung an POOL ALPIN oder an das Mitglied