Bedarfsmeldung Mitgliedsunternehmen:
Auf telefonische Anfrage eines Mitgliedsunternehmens werden beim Erstkontakt die erforderlichen Informationen eingeholt und dokumentiert. Schriftliche Anfragen werden auf die Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft, ggf. wird Rücksprache mit dem Mitgliedsunternehmen gehalten. Die Anfrage wird durch einen POOL-ALPIN-Mitarbeiter in einer Auftragsdatenbank erfasst. Die Dokumentation der telefonischen oder schriftlichen Anfragen per Email wird in der Auftragsdatenbank elektronisch archiviert.
Anfrage:
Als mögliche Lieferanten werden dabei alle vom Mitgliedsunternehmen gewünschten und alle von POOL-ALPIN als qualifiziert erscheinende Lieferanten in Betracht gezogen. Die Anfrage erfolgt in schriftlicher Form an mehrere Lieferanten. Die Ausschreibung beinhaltet alle relevanten Information. Sofern POOL-ALPIN ein Leistungsverzeichnis oder Planunterlagen vorliegen, werden diese der Anfrage beigelegt. Werden im Zuge der erfolgten Ausschreibung POOL-ALPIN Veränderungen vom Mitgliedsunternehmen mitgeteilt, werden alle angeschriebenen Lieferanten schriftlich über den aktuellen Stand informiert. Die Ausschreibung erfolgt ausschließlich im Namen und Auftrag des Mitgliedsunternehmens. Die eingegangenen Angebote werden bei POOL-ALPIN auftragsbezogen in der Auftragsdatenbank elektronisch archiviert.
Angebotsvergleich:
Die formelle und materielle Prüfung der Angebote ist für POOL-ALPIN die Grundlage für den folgenden Angebotsvergleich, um den optimalen Lieferanten zu finden, der den spezifischen Anforderungen am besten gerecht wird. Wir weisen darauf hin, dass dabei nicht nach dem billigsten, sondern nach dem „Bestbieter“ gesucht wird.
Lieferantenauswahl/-vergabe:
Für die Auftragsvergabe sind bestimmte Faktoren, wie Preis, Qualität und Leistung, Lieferzeit, Liefer- und Zahlungsbedingungen etc. ausschlaggebend. Bestbieter ist jener Lieferant, der die Erfordernisse am besten erfüllen kann und das beste Angebot unterbreitet hat. Die Entscheidung für den jeweiligen Lieferanten trifft in letzter Konsequenz immer das Mitgliedsunternehmen selbst. POOL-ALPIN informiert, leistet die entsprechende Vorarbeit und unterbreitet Vorschläge. Auf Wunsch werden dem Mitgliedsunternehmen alle originalen Angebote zur Verfügung gestellt.
Bestellabwicklung:
POOL-ALPIN wird aufgrund der Bestellanforderung des Mitgliedsunternehmens tätig. Die Bestellung und der vorgeschlagene Anlieferungstermin werden auf die Realisierbarkeit geprüft und ggf. mit dem Mitgliedsunternehmen neu abgestimmt. POOL-ALPIN bestellt ausschließlich im Namen und Auftrag des Mitgliedsunternehmens. Die Lieferung und Fakturierung erfolgt an das jeweilige Mitgliedsunternehmen. Die schriftliche Bestellanforderung wird auftragsbezogen in der Auftragsdatenbank elektronisch archiviert.
Auftragsbestätigung:
Sofern der Lieferant die auf dem Auftrag/Bestellung angeführten Produktkriterien, Leistungen, Preise, Konditionen, Lieferzeiten usw. nicht anerkennt, ist der ganze Auftrag/Bestellung neu auszuhandeln. Eine stillschweigende Übermittlung einer vom Auftrag/Bestellung abweichende Auftragsbestätigung wird grundsätzlich ausgeschlossen. Wird trotzdem eine abweichende Auftragsbestätigung übermittelt, so gilt diese auch im Falle keiner Rückantwort durch die POOL-ALPIN Einkaufsgemeinschaft GmbH oder des Lieferanten als nicht anerkannt.